Työnantajan oikeus lukea työntekijän sähköposti

Lähtökohtana sähköpostien luottamuksellisuus

Viestinnän luottamuksellisuudesta säädetään Suomen perustuslain 2 luvun 10 §:n 2 momentissa, jonka mukaan kirjeen, puhelun ja muun luottamuksellisen viestin salaisuus on loukkaamaton. Käytännössä tämä merkitsee sitä, että ulkopuolinen henkilö ei saa ilman erityistä perustetta ottaa selkoa kahden henkilön välisestä viestinnästä. Tästä ei lähtökohtaisesti poiketa työelämässäkään: Mikäli esimies ei ole kahdenkeskisen viestinnän toinen osapuoli, on hän ulkopuolinen.

Viestinnän luottamuksellisuudesta säädetään 1.1.2015 voimaan tulleessa tietoyhteiskuntakaaressa. Lain tavoitteena on turvata sähköisen viestinnän luottamuksellisuuden ja yksityisyyden suojan toteutuminen. Tietoyhteiskuntakaaren mukaan sähköpostiviestit ja niiden välitystiedot ovat luottamuksellisia, mikäli toisin ei laissa säädetä.

Työelämän tarpeita silmällä pitäen on säädetty lisäksi laki yksityisyyden suojasta työelämässä (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä), jonka 6 luku sisältää säädökset työnantajan oikeudesta lukea työntekijän sähköpostiviestejä ilman työntekijän lupaa. Sääntelyn tavoitteena on, että työntekijän luottamuksellisten sähköpostiviestien salaisuus ei vaarannu ja että työnantajalle kuuluvat, tämän toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät viestit voidaan työntekijän estyneenä ollessa saada työnantajan käyttöön. Jos siis työnantaja on sallinut sähköpostin käytön yksityisiin tarkoituksiin, nauttii työntekijän yksityinen sähköinen viestintä joka tapauksessa samaa perustuslain suojaa kuin esimerkiksi yksityinen kirjeposti.

Voiko työntekijän sähköpostin avata?

Laissa erotellaan sähköpostiviestin esille hakeminen ja sen varsinainen avaaminen. Esille hakemista koskevien säännösten lähtökohtana on, että työnantaja voi viestin lähettäjää, vastaanottajaa tai viestin otsikkoa koskevien tietojen perusteella päätellä, onko työntekijälle lähetetty tämän poissa ollessa työnantajalle kuuluvia viestejä tai onko työntekijä välittömästi ennen poissaoloaan lähettänyt tai vastaanottanut työnantajalle kuuluvia viestejä. Esille hakemisen edellytyksenä on, että

  • työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun,
  • työntekijä on tilapäisesti estynyt suorittamasta työtehtäviään ja
  • työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa.

Työnantajalla on oikeus avata edellä kerrotulla tavalla esille haettu viesti, jos hakemisessa saatujen tietojen perusteella on ilmeistä, että viestistä on laissa säädetyin tavoin välttämätöntä saada tieto. Sähköisen viestin avaamisen yhteydessä edellytetään lisäksi sitä, että viestin lähettäjään tai vastaanottajaan ei saada yhteyttä viestin sisällön selvittämiseksi tai sen lähettämiseksi työnantajan antamaan osoitteeseen. Viestin esille hakemisesta tai sen avaamisesta on laadittava laissa tarkemmin määritelty kirjallinen selvitys työntekijälle.

Työnantajan huolehtimisvelvollisuus

Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 6 luvussa säädetään yksityiskohtaisesti myös työnantajan huolehtimisvelvollisuudesta, jonka perimmäisenä tarkoituksena on varmistaa, että työnantaja on suunnitellut ja järjestänyt työntekijälle tämän sähköpostiviestien suojan toteuttamiseksi tarpeelliset toimenpiteet. Huolehtimisvelvollisuus koskee sekä työntekijälle tämän nimellä lähetettyjä että tämän lähettämiä sähköpostiviestejä. On tärkeää huomata, että mikäli työnantaja on laiminlyönyt tämän velvollisuutensa, ei hänellä ole oikeutta hakea esille tai lukea työntekijänsä sähköposteja, vaikka muut laissa säädetyt edellytykset, esimerkiksi välttämättömyydestä saada viestistä tieto asiakkaiden palvelemiseksi, täyttyisivätkin.

Annamme mielellämme lisätietoa aiheesta. Ota yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse tai sovi tapaamisesta. Asianajotoimisto ACTAS Oy:n lakimiehet palvelevat Tampereella, Sastamalassa, Valkeakoskella ja Lempäälän Ideaparkissa.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *